Cuando se ingresa un registro de activos en FaciliWorks, su programa de mantenimiento preventivo se incluye en el registro. Con base en su programa basado en el medidor y / o basado en la fecha, una vez que el activo está programado para el mantenimiento, FaciliWorks envía una notificación a los miembros específicos del personal que el activo está pendiente de mantenimiento. Un calendario de programación interactivo facilita el equilibrio de la carga de trabajo entre el personal y reasigna el trabajo según sea necesario.

El software FaciliWorks CMMS rastrea los siguientes elementos de mantenimiento preventivo para ayudarle a ser proactivo con su mantenimiento, lo que reduce las averías de los equipos y extiende la vida útil de los activos:

• Programa (basado en la fecha y / o en el medidor)
• Labor
• Contratos
• Partes
• Herramientas
• Variables
• Procedimientos (incluso puede adjuntar fotos y cualquier tipo de documentos a estos registros)
• Listas de verificación
• Firmas

Las órdenes de trabajo no programadas también se rastrean en el software FaciliWorks CMMS e incluyen los mismos elementos que los registros de mantenimiento preventivo enumerados anteriormente (aparte del calendario, por supuesto).

Con FaciliWorks 8i (servidor en sitio o alojado), un técnico puede realizar el trabajo en el campo, actualizar el registro en un teléfono inteligente o tableta, marcar el trabajo como completo y luego firmar el registro, asegurando la responsabilidad del personal. Los datos se actualizan en tiempo real en FaciliWorks y la administración puede ser notificada de la finalización del trabajo. Además, la ejecución de informes detallados sobre el trabajo programado versus no programado en cualquier activo, o la ejecución de KPI en tiempo medio entre fallas puede ayudar en las decisiones de reparación / reemplazo.

Los usuarios en diversas ubicaciones pueden crear y enviar solicitudes de servicio de manera rápida y sencilla a través de Internet, eliminando las llamadas telefónicas que consumen tiempo y las solicitudes escritas al tiempo que proporcionan documentación centralizada de cada solicitud de servicio y su resultado. Esta característica es estándar en el servidor en sitio y en el software FaciliWorks alojado.

Una vez que se envía una solicitud, se enruta automáticamente a FaciliWorks para que la vea el administrador de mantenimiento, que luego puede eliminar o aprobar la solicitud y convertirla en una orden de trabajo. FaciliWorks puede configurarse para enviar notificaciones automáticas por correo electrónico en cada paso del proceso, informando al solicitante original y al personal que necesita conocer el progreso de la solicitud y el gerente de mantenimiento puede monitorear el estado de las solicitudes y órdenes de trabajo desde el tablero de FaciliWorks.

No importa cuántos activos tenga que rastrear, el software CMMS es la única manera de mantener registros suficientemente detallados. Un activo puede ser cualquier cosa dentro de su negocio que requiera pruebas, reemplazo o servicio a intervalos regulares en función del tiempo transcurrido o el uso real. Los activos pueden ser vehículos, maquinaria, componentes individuales, accesorios o incluso instalaciones completas. FaciliWorks realiza un seguimiento de la información general de activos, garantías, contratos de servicio, alquileres, historial, eventos, costos y personas autorizadas, e incluso puede usar etiquetas con código de barras en sus activos para una identificación y entrada de datos rápida y sin errores. Para una administración de instalaciones más extensa, FaciliWorks ofrece agrupación de activos, que le permite dividir su base de datos compartida por departamento, ubicación o cualquier otro criterio; cada grupo puede ser visto solo por un grupo de usuarios específicamente designado, mientras que la administración retiene el acceso completo a todos los registros.

Ser proactivo en cuanto al control de inventario permite encontrar los mejores precios y garantiza que las piezas no se extravíen y reordenen innecesariamente. FaciliWorks CMMS incluye control de inventario completo que le permite rastrear inventarios de piezas de repuesto y órdenes de compra, registrar dónde se utilizan las piezas (por orden de trabajo o identificación de activos), realizar un seguimiento de los centros de costos y almacenes y calcular cantidades ideales de pedidos. Las partes también se rastrean más de cerca mediante el uso de etiquetas con código de barras.

Los KPI (Key Performance Indicators – Indicadores clave de rendimiento) son fundamentales para tomar las mejores decisiones para su instalación. Los gráficos de KPI de FaciliWorks incluyen tiempo medio entre fallas (MTBF), activos con mayor tiempo de inactividad para órdenes de trabajo, activos con la mayoría de las órdenes de trabajo y MP a tiempo versus tardíos y pueden ser filtrados por varios criterios para adaptarse específicamente a sus necesidades.

FaciliWorks puede incorporar características de administración de calibración opcionales para aquellas compañías que necesitan optimizar los dos departamentos, para una poderosa solución todo en uno. Estas características incluyen, entre otras, administración de registros de medición, atributos, partes, historial, seguimiento de condición tal como se encontró, administración del depósito de herramientas, solicitudes de calibración, calibraciones programadas y no programadas y certificados de calibración.

Muchos aspectos de FaciliWorks se pueden configurar según sus preferencias: nombres de campo, nombres de pestañas, nombres de menú, mensajes de programa y el panel (que incluye informes personales favoritos). Ser capaz de utilizar la terminología que su empresa prefiere reduce la curva de aprendizaje y pone a todos al tanto rápidamente. Incluso el idioma es configurable para cada usuario; FaciliWorks está disponible en inglés y español y se puede adaptar a cualquier otro idioma a través del traductor de  Google.

Es imperativo que su software CMMS incluya amplias funciones de generación de informes para que pueda aprovechar al máximo el software. FaciliWorks incluye una gran variedad de informes que le permiten ver comparaciones y tendencias relacionadas con el tiempo de inactividad de los activos, el valor del inventario, las horas de mantenimiento requeridas, los costos gastados y estimados, y mucho más. Los informes pueden verse en pantalla, imprimirse o enviarse por correo electrónico y pueden exportarse a Excel y a otros formatos para informes avanzados ad-hoc. Además, cada usuario puede guardar informes como favoritos en el tablero para un acceso rápido y fácil en el futuro.

El cumplimiento con las agencias de estándares gubernamentales e internacionales como ISO, FDA y AS es un elemento importante en los entornos industriales, de mantenimiento y de manufactura. Las pautas de la FDA para buenas prácticas de manufactura, por ejemplo, establecen que los compradores de software suministrado por un proveedor deben realizar la validación del software en condiciones normales de funcionamiento. Estos requisitos de la FDA se aplican a industrias tales como productos farmacéuticos, cosméticos, productos ingeribles, etc., según los productos específicos que se fabriquen.

El software FaciliWorks CMMS emplea seguridad multinivel y funciones de firma electrónica, así como un registro inmutable (registro de auditoría) de todas las acciones del usuario. Estas características son necesarias para cumplir con ciertas reglamentaciones, pero en otros casos, se pueden usar para verificar el historial en caso de reclamos de seguro o accidentes.

Para ayudar a las empresas en el proceso de validación (verificando que las funciones de FaciliWorks estén diseñadas y que funcione bajo las condiciones reales del comprador), ofrecemos un kit de validación y servicios de validación en sitio. Estos servicios agilizan el proceso, garantizando la precisión de la documentación y minimizan el tiempo de inactividad. Nuestro experto en servicios de validación utiliza el kit de validación FaciliWorks 8i para realizar la validación en su instalación en condiciones normales de funcionamiento y luego documenta y almacena todos los resultados dentro del kit como preparación para futuras auditorías.